EKAP İhale Takibini Yapay Zeka ile Otomatikleştirmek: Üreticiler İçin Rehber

EKAP ihale takibini yapay zeka ile otomatikleştirmek, kamu ihalelerine katılan firmaların en çok zaman harcadığı üç işi hızlandırır: uygun ilanları bulmak, şartnameleri okuyup istenen belgeleri çıkarmak ve kritik tarihleri kaçırmamak. Üretim sektöründeki firmalar için kurduğumuz sistemde ihale sürecindeki manuel iş adımlarının yaklaşık %90’ı otomatik hale geldi ve süreç artık tek bir kişi tarafından yönetilebiliyor. Teklif kararı ise her zaman firmada kalıyor.

Kamu ihalelerinde zaman nereye gidiyor?

Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP), Kamu İhale Kurumu tarafından işletilen ve kamu ihalelerinin ilan edildiği, dokümanlarının indirildiği ve süreçlerinin yürütüldüğü resmi platformdur. Düzenli ihaleye giren bir firma için iş genellikle şöyle akar:

• Her gün yeni ilanları taramak ve firmanın ürün ya da hizmet alanına uyanları ayıklamak,
• Uygun görünen ihalelerin idari ve teknik şartnamelerini indirip okumak,
• İstenen yeterlik belgelerini, teknik şartları ve teminat koşullarını tek tek çıkarmak,
• Son teklif tarihlerini, açıklama ve itiraz sürelerini takip etmek,
• Katılım, teklif ve sonuç bilgilerini kayıt altına almak.

Bu işlerin büyük kısmı okuma, ayıklama ve takip işidir. Birden fazla kişinin gününü alır, ve bir tarihin ya da belge şartının gözden kaçması ihaleyi kaybettirebilir.

Yapay zeka bu süreçte ne yapar?

Kurduğumuz sistemde iş, her biri belirli bir görevi üstlenen modüllere bölünüyor:

1. İlan takip modülü: EKAP’ta yayımlanan ilanları düzenli olarak izler ve firmanın faaliyet alanına uyanları filtreler. Uygunluk kuralları firmanın ürün gruplarına, bölgelerine ve ihale büyüklüğü tercihlerine göre tanımlanır.
2. Şartname analiz asistanı: İdari ve teknik şartnameleri okur; ihalenin özetini, istenen belgelerin listesini, teknik şartları ve kritik tarihleri çıkarır. Çıkardığı her maddeyi şartnamedeki yerine bağlar, böylece ihale sorumlusu kaynağa tek tıkla dönüp kontrol edebilir.
3. Hatırlatma modülü: Son teklif, ihale ve sonuç tarihleri için ilgili kişilere zamanında bildirim gönderir.
4. Takip paneli: Hangi ihaleye girildiği, verilen teklif ve sonuç bilgileri tek ekranda toplanır. Geçmiş ihaleler zamanla firmanın kendi veri arşivine dönüşür.

Neyi yapmıyor: Teklif fiyatını belirlemiyor, firmanın adına teklif göndermiyor, imzalı belge hazırlamıyor. Bu kararlar ve sorumluluk firmada kalıyor.

Projemizden ne öğrendik?

Kamu ihalelerine katılan üretim firmaları için kurduğumuz sistemde (vaka çalışmasının tamamı: EKAP ihale süreçlerinin yapay zeka ile otomasyonu):

• Manuel iş adımlarının yaklaşık %90’ı otomatik hale geldi. İlan tarama, şartname özeti, belge listesi ve tarih takibi artık sistem tarafından hazırlanıyor.
• Süreç tek kişiyle yönetilebilir hale geldi. Daha önce birden fazla kişinin zamanını alan iş, bugün tek bir ihale sorumlusunun kontrolünde yürüyor.
• “Kaynağa bağlama” güveni artırdı. Ekip, yapay zekanın özetine körü körüne güvenmek yerine her maddenin şartnamedeki yerini görebildiği için sistemi daha hızlı benimsedi.

Dikkat edilmesi gerekenler

• Platform kurallarına uyun: İlanlara erişim yöntemi, EKAP’ın kullanım koşullarına ve erişim kurallarına uygun olmalıdır. Kurulumdan önce bu konuyu netleştirin.
• Son kontrolü insan yapsın: Şartname yorumu hukuki ve teknik sonuç doğurur. Yapay zeka özeti hazırlar, ihale sorumlusu onaylar.
• Belirsizliği gizlemeyin: İyi tasarlanmış bir sistem emin olmadığı maddeyi işaretler, tahmin yürütmez. Belirsiz maddeler, gerekirse idareden açıklama talep edilecek konuların listesine eklenir.
• Verileri firmada tutun: Teklif fiyatları ve firma belgeleri hassas bilgidir. Hangi verinin nerede işlendiği ve kimin erişebildiği baştan belirlenmelidir.

Başarı nasıl ölçülür?

Nereden başlamalı?

1. Ürün ve hizmet alanınızı netleştirin: Hangi ihale türleri, hangi bölgeler ve hangi büyüklükler sizin için uygun?
2. Geçmiş ihalelerinizi toplayın: Girdiğiniz ve kazandığınız ihalelerin şartnameleri, sistemin uygunluk kurallarını kurmak için en iyi başlangıç noktasıdır.
3. Önce takip ve özetle başlayın: İlan filtreleme ve şartname özeti en hızlı değer üreten adımlardır; panel ve arşiv sonra gelir.
4. Ölçün: Bugün bir ilanı değerlendirmenin ve bir şartnameyi hazırlamanın ne kadar sürdüğünü not edin ki iyileşmeyi gösterebilesiniz.

BrotherhoodIO’nun yaklaşımı

EKAP ihale otomasyonunu yapay zeka ajanları ve süreç otomasyonu hizmetimiz kapsamında, firmanızın ürün ve hizmet alanına uyarlanan hazır bir ürün olarak kuruyoruz. Sistem şartnamedeki her maddeyi kaynağına bağlıyor, teklif kararını ve sorumluluğu firmada bırakıyor, verileri sizin kontrolünüzde tutuyor.

İhale sürecinizde nerede zaman kaybedildiğini birlikte görmek için 30 dakikalık ücretsiz Yapay Zeka Analizi görüşmesi planlayabilirsiniz.